Conservar y catalogar una colección de libros

Una colección se conserva años cuando se controlan cuatro factores: temperatura estable entre 16 y 20 grados, humedad relativa entre 45 y 55 por ciento, luz filtrada y estantería cerrada. Se cataloga antes de guardar, no después: cada ejemplar recibe una signatura y una ficha con datos verificables. Sin registro escrito, la colección deja de ser una colección y pasa a ser un montón de papel.

Qué se anota en la ficha antes de subir el libro al estante

La ficha se escribe con el libro en la mano, no de memoria. Campos mínimos: autor, título, edición, editorial, año, lugar, número de páginas, alto en centímetros, estado de la encuadernación y estado de las bisagras. Si el libro tiene ISBN, se copia completo, sin guiones inventados. Si es anterior al ISBN, se anota la mención de edición tal como figura en la portada.

El estado se describe con palabras comprobables: tapas rozadas, lomo con pérdida de material, cuadernillo flojo, manchas de humedad en las primeras hojas. Nada de "buen estado" a secas. Quien lea la ficha dentro de diez años debe poder comparar lo que ve con lo que se anotó.

La signatura se asigna por materia y luego por orden de entrada. Un sistema simple de tres letras y un número correlativo funciona mejor que un sistema ambicioso que nadie mantiene. El número se escribe a lápiz en el ángulo inferior del reverso de la portada, nunca con rotulador.

Quien compra a distancia se apoya en estas mismas descripciones: leer una ficha ajena y redactar la propia son el mismo ejercicio, y en ese terreno se mueve el trabajo de una librería de libros antiguos, donde la descripción de estado y la página de título deciden si un ejemplar sirve o no.

¿Cómo se protege el papel de la humedad, la luz y los insectos?

La humedad es el enemigo principal. Por encima del 65 por ciento relativo aparece moho en pocas semanas; por debajo del 40 por ciento el papel se vuelve quebradizo y la cola de la encuadernación se abre. Un higrómetro de pared cuesta poco y evita discusiones.

La luz actúa de forma acumulativa. La radiación ultravioleta amarillea el papel y descolora las cubiertas. La estantería no debe recibir sol directo en ninguna hora del día. Si hay ventana enfrente, cortina o filtro adhesivo.

Los insectos entran por huecos y por libros ya contaminados. Revisar cada ejemplar que llega antes de colocarlo junto a los demás. No guardar cartón húmedo ni periódico viejo entre las tapas. Una limpieza con brocha de pelo suave en el corte superior, una vez al año, retira polvo y huevos.

La temperatura importa menos por el valor absoluto que por la estabilidad. Un armario interior de un piso sin calefacción directa suele ser mejor sitio que una buhardilla con oscilaciones diarias.

¿Qué reparaciones hay que evitar y por qué?

El cinta adhesiva es el error más frecuente. La cinta de celofán se amarillea, se contrae y arranca fibras de papel al retirarla. Lo que se pegó con cinta en 1990 hoy es una mancha rígida que no se puede deshacer sin pérdida.

Los adhesivos de contacto y las colas rápidas tampoco sirven para papel. Un lomo suelto se sostiene con una faja de papel kraft sin adhesivo hasta que lo vea un encuadernador. Una hoja desprendida se guarda en sobre de papel libre de ácido dentro del propio libro.

No se debe forzar la apertura de un libro con encuadernación rígida. El ángulo de apertura se limita a 180 grados solo en libros cosidos y flexibles. En un libro pegado, abrirlo plano rompe el lomo por dentro.

¿Cómo se embala un libro para guardarlo o enviarlo?

Para guardar: papel libre de ácido, caja de cartón corrugado y relleno que impida el movimiento. El libro no debe tocar las paredes de la caja. Se coloca en vertical, nunca apilado más de tres ejemplares de gran formato.

Para enviar: papel kraft por fuera, cartón por dentro, esquinas protegidas. El paquete no debe ceder al presionarlo con la mano. El peso se reparte en la base, no en las esquinas.

La caja se etiqueta con la signatura y el contenido resumido. Si la caja se guarda años, la etiqueta evita abrirla para saber qué hay dentro.

¿Qué papel juega el ISBN y el dominio público en una colección antigua?

El ISBN identifica una edición concreta, no una obra. Dos ejemplares del mismo título con ISBN distinto son ediciones distintas y se catalogan por separado. Un libro sin ISBN es anterior a 1970 en la mayoría de los casos, aunque hay excepciones por país.

El dominio público afecta a la reproducción, no a la posesión. Un libro en dominio público se puede copiar, pero el ejemplar físico sigue teniendo valor como objeto. La fecha de entrada en dominio público depende de la legislación de cada país y del año de muerte del autor.

Para una colección que se quiere guardar años, el dato relevante es la edición, no el texto. Una primera edición de 1920 y una reimpresión de 1995 del mismo título ocupan el mismo espacio y no valen lo mismo.

Cómo se ordena y se revisa la colección con el tiempo

El orden por materia y signatura se revisa una vez al año. Se comprueba que cada libro está en su sitio, que la ficha coincide con el ejemplar y que no hay signos nuevos de humedad o insectos.

La revisión anual incluye una lectura del higrómetro y una inspección de las zonas bajas de la estantería, donde la humedad se acumula. Si aparece moho, se aísla el ejemplar afectado y se consulta a un profesional antes de tocar nada.

El registro se mantiene en papel o en hoja de cálculo, pero siempre en un solo sitio. Dos listas paralelas acaban divergiendo. La ficha escrita a mano en el momento de la entrada es la que sobrevive.

Una colección conservada años no es la que tiene más ejemplares, sino la que puede describir cada uno sin abrirlo. La fecha de comprobación de estos criterios es septiembre de 2026, con las cifras de humedad y temperatura tomadas de las recomendaciones de la Biblioteca Nacional de España y de la British Library para materiales en papel.